Help! Een open office! Wat kan ik doen?

Jaren geleden werkte ik voor een organisatie waar het gewoon was om met twee medewerkers op een kamer te werken. Dat beviel me goed met de collega waar ik mee werkte. ’s Morgens kletsten we even bij over van alles en nog wat. Na ongeveer tien minuten hield dat op en gingen we aan de slag. We concentreerden ons graag op het werk wat we deden. Dat was nodig, we schreven veel beleidsstukken.
We werkten regelmatig in stilte. Met gezellige koffiepauzes tussendoor.

Maar toen….
Op een dag veranderde deze werksituatie radicaal. De collega ging ergens anders werken.
Degene die in haar plaats kwam bleek enorm van praten te houden. Weg was de stilte en de concentratie. Weg was het plezier om met zijn tweeën op een kamer te werken. Gesprekken over de bezwaren tegen deze communicatie de hele dag door, liepen op niets uit.

Pas je aan!
Onze leidinggevende vond dat ik me moest aanpassen. En dat lukte me toen niet. De hele dag door een stem horen. Een stem die me van alles vertelde. Dit hinderde me teveel in mijn werk. Mijn concentratie was ver te zoeken. Gevolg: werk kreeg ik niet af of liet ik regelmatig bewust onafgemaakt liggen. Wachtend op een moment van rust om er wel goed mee bezig te kunnen zijn. Ik voelde me niet meer thuis op mijn werkplek en heb uiteindelijk een andere baan gezocht en gevonden.

Een modern kantoor: een open office
Het moderne kantoor bestaat vaak uit open kantoorruimtes met flexplekken. Daar zijn veel mensen tegelijkertijd aan de slag. Het idee is o.a. dat deze manier van werken het beste is voor de resultaten. Iedereen is immers altijd aanspreekbaar en informatie wordt voortdurend uitgewisseld. Informatie die je kunt gebruiken in je werk.

Concentratie en creativiteit
Wanneer iedereen altijd aanspreekbaar is dan lijkt dat goed te zijn. Flexibiliteit en bereikbaarheid zijn speerpunten geworden in de kantoorcultuur. Maar wordt dit niet overschat als het gaat om concentratie en creativiteit?
En is het wel zo voordelig voor de productie ? Waarom zou je deze vragen stellen? We leven nu immers in het tijdperk dat communicatie het bindmiddel is om samen te werken en resultaten te halen? Sociale media zijn instrumenten waar we bijna niet omheen kunnen. Als deze zaken ons afleiden dan vinden we dat normaal.

Tijd om stil te staan bij het open office en bij het altijd en overal aanspreekbaar zijn.

Kwaliteit en kwantiteit van het werk gaan omlaag
Uit onderzoek blijkt dat kwaliteit en de kwantiteit van het werk wel degelijk omlaag gaan door alle afleidingen in het open kantoor. Ongestoord aan het werk blijven levert bijvoorbeeld meer resultaten op als het gaat om het uitwerken van creatieve ideeën. Dit lukt moeilijker in een open kantoorruimte.

Aandacht voor het werk ontbreekt
Daarnaast wordt veel werk oppervlakkig afgehandeld omdat aandacht ontbreekt vanwege alle afleiders waar men mee te maken heeft. Men is geneigd om taken half af te maken. Het werk wordt immers vaak onderbroken omdat je aanspreekbaar bent. Dit geeft weinig voldoening aan het einde van de werkdag.
Dit wetende kun je bewust kiezen om je regelmatig terug te trekken. Zodat je je beter kan concentreren of werk ”af” te maken.

Bijna een kwart van de medewerkers werkt beter alleen
Niet ieder bedrijf beseft dat bijna een kwart van de medewerkers niet geschikt is om de hele dag in een open office optimaal te functioneren.
Niet omdat medewerkers dat niet zouden willen. Ze zijn mentaal gewoon meer bezig met reflectie op taken en inhoud. Daar hebben ze hun eigen concentratieruimte voor nodig. Op deze manier doen ze hun werk het best.

TIP! Doe het werk op een manier die bij je past
Hou je ervan om in een open office te werken en floreer je daar goed? Plan dan ook rustige momenten in waarop je je optimaal kunt concentreren. En mocht je in je kantoor mensen tegenkomen die zich zeer regelmatig graag terugtrekken in een concentratieruimte?
Laat ze hun gang gaan, veroordeel ze niet. Ze willen hetzelfde als alle anderen: hun werk goed doen op een wijze die bij hen past!

Maar wat als er geen concentratieruimte is?
En mocht er geen concentratieruimte zijn in jouw organisatie? Dan kun je dat aankaarten bij je leidinggevende. Wellicht kan er overleg zijn om zo’n ruimte te gaan organiseren in jouw bedrijf.
Of wellicht krijg je de mogelijkheid om geconcentreerd thuis te werken. De plek waar je je het meest thuis voelt!

Auteur: Els van Maurik, specialist in het coachen van professionals die optimaal effectief willen (samen)werken.
Thema’s zijn: Persoonlijke Effectiviteit, HNW, Werkdruk, Tijdbeheer, Teamwerk, Leiderschap.